BBQの予定の立て方/分担方法を分かり易く紹介
幹事を任されたものの準備することが多すぎてなにから手を付ければいいのかわからない。
役割分担や買い出し予定など期限は迫っているのに何も出来ていない。
なんてことにならないよう、このコラムでは知っておきたいBBQ開催までの手順を説明していきます。
1.日程決め(～20日前)
日程決めは今後の予定や会場抑えをする上で一番大事なポイントです。特に要予約のBBQスポットでは１カ月前には満席になることがございます。お気を付けください。
当店としては、バーベキューには春や秋のような過ごしやすい気温が適していると思います。特に会社の歓送迎会や懇親会等にはもってこい！会社行事やイベントとしてではなく日程が決まっていないのであれば、熱中症の心配などがある夏に行うことは避けたほうが無難でしょう。
2.場所の確保＆確定(～14日前)
バーベキューを行うときになかなか苦戦することが場所決めです！遠かったり、場所がわかりにくかったり、バーベキュー場が狭いとか色々避けるべきポイントってありますよね。
※但し人気の要予約スポットは1カ月前までに予定しましょう。
バーベキューを行う場所を選ぶときに特に気を付けたいポイントしては以下の通りになります！
| ①事前予約が必要か、またはキャンセルが可能か（日程変更ができない場合は、雨天決行できる方法を用意） ②アクセスの良さ（駅やICからの距離） ③トイレや水道など水回り施設の有無 ④現地でゴミを捨てることができるか ⑤近隣に飲食物などを購入できる場所があるか ⑥駐車場からのバーベキューを行う場所までの距離（食材や器材運搬のため） ⑦子どもの遊び場や遊具、自由に遊ぶことのできるスペースがあるか ⑧管理者やサポートするスタッフが常駐しているか |
念のため何カ所かリストアップしているとスケジュール調整が簡単ですよ！
2.参加人数の決定(～7日前)
まず参加の意思を募りましょう。大まかな人数でいいので把握しておけば予算決定などがスムーズになります。
開催日も複数設定しておいたほうがスケジュールや参加者の都合もつけやすく調整しやすいです。参加者のリストを作成していると後々の計画が立てやすいのでオススメです。あと、子どもさんの確認も忘れずに！
3.機材の調達や見積もり(～7日前)
バーベキューを行う上で一番大変なのが器材の準備です。新しく買うとなるとその分費用が高くなったり、持っている方でも運搬に手間がかかったりします。
大人数になればなるほど量も増え大変になるので、できるだけ現地でレンタルできるところ、または配達してくれるレンタル業者を探しましょう。
面倒な後片付けもやってくれるので楽チンです！レンタル業者ではダッチオーブンやお鍋セットもレンタル出来たりと今までにないバーベキューを行うことも可能です。
レンタルする際でも割りばしやウエットティッシュなどの消耗品は念のため余分に持っていくことをオススメします！
4.食材の調達＆見積もり(～5日前)
参加者の人数に応じて必要な食材をリストアップするといいでしょう。調達方法を下調べの上、事前に購入するのか当日購入するのか考えましょう。
またバーベキューは野外での食事で美味しさが倍増するので、小食の方でも結構な量を食べられたりします。少し多めに量を設定していると途中で買い出しに行かなくてはなんて手間もなくなります。
当日購入する際は最寄りのスーパーなど、ピックアップしておきましょう。
5.参加者へ連絡(～5日前)
時間や場所、費用等が決定したら参加者に案内を送り、出欠の最終確認をもらいましょう。内容に集合場所や終了時間などを明記しておくと非常に親切です！
6.役割分担(～5日前)
買い出しや誰が車を出すか等の役割分担を決めます。事前に必要なこと当日に必要なことをリスト化しておきましょう。役割分担をお願いする際はきちんと説明して理解してもらうに努めましょう。
| バーベキューでの役割分担 |
|---|
| ①買い出し2～3名 ②器材の用意や運搬、準備等2～5名（レンタル業者に頼むならば不要） ③調理担当3～4名 ④車(電車のアクセスでレンタル業者に頼むならば不要) ⑤後片付け ゴミの処理3～4名(レンタル業者に頼むならば不要) ⑥器材の回収3～4名(レンタル業者に頼むならば不要) |
7.事前確認(前日)
開催日直前に参加者に事前確認を取りましょう。役割分担をお願いしている方には確認も兼ねて送るといいでしょう。
直前になってどうしても都合が悪くなったりする可能性があるので、当日欠席の場合は幹事までご連絡ください。と添えるだけでも印象は全然違います！
8.BBQ当日
遅刻や欠席などに対応できるように朝はなるべく早く起き、連絡をとれる体制を作っておきましょう。後片付けを楽にするために、複数のゴミ袋を用意して分別しておくととても便利ですよ！
費用の徴収はバーベキューが始まる前に必ず行いましょう。お酒が入ったりするとうやむになったり、場を遮ったりする恐れがあります。
確認用に出席者リストと確認用のペンは忘れないように持参しましょうね！またバーベキューは火を取り扱うので火の取り扱いや子どもが火に触れないように気を配りましょう。
バーベキューの最後には、参加者に挨拶するだけでなくお手伝いをしてくれた方を紹介して感謝の意を伝えると気配りも出来る最高の幹事さんです♪
